Déclaration Urssaf : faut-il compter les factures ou les paiements reçus ?
En micro-entreprise, la déclaration repose sur le chiffre d’affaires HT encaissé, pas sur les factures impayées. Rapprochez chaque règlement de son document pour retrouver le total. Vous pourrez expliquer une somme reçue sur un ancien chantier ou distinguer le paiement partiel du montant initialement facturé.
À retenir
- La date d’encaissement compte.
- L’impayé attend son règlement.
- Gardez les achats dans une colonne séparée.
Choisir la période et retrouver les réceptions
Écrivez les bornes de la période affichée dans votre déclaration. Dans votre liste, distinguez la date du travail, celle du document et celle du règlement. Vous pourrez trier les lignes avant d’additionner les montants.
Commencez par les justificatifs de réception, puis retrouvez la facture correspondante. Une promesse de virement mérite une vérification séparée. Si le libellé bancaire est imprécis, demandez au client quelle référence il a réglée.
Reconstituer chaque versement
Pour un paiement partiel, retenez seulement la somme reçue.
Gardez le document et la trace du montant hors taxes utilisé. Si un versement regroupe plusieurs factures ou des lignes difficiles à répartir, faites préciser ce rapprochement avant de saisir une estimation. Marquez la ligne à vérifier pour éviter qu’elle disparaisse du contrôle.
Refaire une addition que vous pourrez expliquer
Numérotez les lignes avec leur référence. Refaites l’addition depuis les justificatifs : un écart peut révéler une réception doublée, une faute de saisie ou une mauvaise facture associée.
Gardez le tableau avec les pièces qui expliquent les montants. Si une ligne reste incertaine, écrivez la question à résoudre avant de terminer votre préparation.
Exemple : un solde, un impayé et un acompte
Luc est plombier en micro-entreprise. Dans ce cas fictif de services ordinaires, ses justificatifs donnent les montants HT ci-dessous ; aucun paiement annulé ou remboursement n’est à traiter.
| Dossier | Situation en octobre | Montant retenu |
|---|---|---|
| Chantier de septembre | 700 € reçus le 3 octobre | 700 € |
| Intervention d’octobre | 900 € encore impayés | 0 € |
| Acompte pour novembre | 300 € reçus le 6 octobre | 300 € |
Luc prépare donc 1 000 € : 700 + 300. Il conserve à côté la ligne de 900 € pour suivre le règlement attendu. Le rapprochement explique pourquoi le total des factures du mois ne donne pas la même réponse.
BrocoBatLe conseil de BrokoBot. Si vous ne reconnaissez pas un virement, écrivez « référence à confirmer » plutôt que de l’affecter à la première facture du même montant. Ce petit contrôle évite un rapprochement trompeur.
Avant de préparer le montant
Vos questions
Quelle date noter si le client annonce simplement son virement ?
Retrouvez une trace de réception. L’annonce aide à suivre le dossier, mais ne confirme pas l’arrivée de l’argent. Demandez une précision si le mouvement n’est pas identifiable.
Puis-je retirer les achats de matériel de ce total ?
Non : les dépenses ne diminuent pas le chiffre d’affaires déclaré. Gardez vos achats dans votre suivi de trésorerie et consultez le guide consacré aux frais en micro pour distinguer ces deux calculs.
Passer aux documents de votre activité
Dans Easy Chantier Bureau, retrouvez vos factures et les règlements que vous avez saisis. Rapprochez-les de vos justificatifs pour préparer ce contrôle avant votre déclaration Urssaf.
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