Facture fournisseur reçue deux fois : éviter un achat compté en double
Un PDF arrive par e-mail, puis une autre version apparaît dans votre circuit de réception. Avant de saisir deux achats, vérifiez s’il s’agit de la même facture. Le bon réflexe consiste à rapprocher les références, puis à enregistrer le coût réel dans le bon dossier.
1. Mettre les deux documents côte à côte
Relevez le nom du fournisseur, son numéro de facture, la date, le montant et la commande concernée. Faites cette comparaison avant toute nouvelle saisie. Deux noms de fichiers différents ne suffisent pas à identifier deux dépenses.
La réception électronique est entrée dans son calendrier général le 1er septembre 2026, selon l’obligation d’émission du fournisseur. Au 8 octobre 2026, plusieurs circuits peuvent donc se côtoyer dans votre organisation : le contrôle reste fondé sur la pièce et l’achat concernés.
2. Séparer copie, correction et achat distinct
Même référence, même contenu et même montant : vous avez probablement deux présentations du même document, à confirmer si nécessaire. Une référence différente peut correspondre à un autre achat, mais aussi à un avoir ou à une nouvelle pièce à rapprocher.
Si les montants divergent, demandez au fournisseur quelle pièce utiliser et comment elle se rattache à la précédente. Conservez sa réponse avec votre suivi administratif. Ne gommez pas l’écart en choisissant arbitrairement la version qui vous arrange.
3. Retrouver la dépense déjà saisie
Ouvrez le chantier concerné et consultez Achats & coûts avec le compte du dirigeant. Cherchez la dépense par sa date, son fournisseur et votre référence de suivi. Comparez le montant renseigné avec la pièce désormais confirmée.
La liste des fournitures prévues ne remplace pas cette vérification des dépenses réelles. Un matériau préparé dans le chiffrage peut être présent sans que son achat soit encore renseigné ; inversement, une dépense peut déjà être saisie malgré une seconde réception du document.
4. Renseigner une seule fois le coût réel
Après clarification, rattachez la dépense au chantier auquel elle correspond, avec sa date et sa catégorie. Reprenez le montant selon la base de coût que vous utilisez et gardez cette base cohérente lorsque vous comparez prévu et réel.
Mes matériaux sert à conserver une référence, un conditionnement et un prix saisi pour de prochains usages. Une fiche matériau, une fourniture prévue et une dépense réelle représentent des informations différentes : évitez de les traiter comme trois achats supplémentaires.
5. Garder une trace de votre contrôle
Notez dans votre suivi administratif la référence vérifiée, le chantier retenu et l’explication du doublon. Une courte trace vous permettra de comprendre votre choix lorsqu’une nouvelle copie sera reçue plus tard.
Les coûts privés d’Easy Chantier sont accessibles au dirigeant et ne constituent pas une comptabilité certifiée. Leur saisie ne réalise aucun paiement et ne récupère pas automatiquement les mouvements bancaires. Votre rapprochement reste une vérification volontaire, à mener avant de renseigner le coût.
Exemple fictif : une seule livraison, deux fichiers
Un artisan reçoit deux fichiers portant la référence fournisseur FOUR-EXEMPLE-42. Les deux indiquent 480 € sur la même base de coût, pour la même livraison. Le fournisseur confirme qu’il s’agit d’une copie. L’artisan retrouve sa dépense de 480 € dans le chantier Atelier A et ne saisit pas une seconde ligne.
| Contrôle | Constat | Conséquence |
|---|---|---|
| Référence et livraison | Identiques | Une pièce à rapprocher |
| Coût réel déjà saisi | 480 € | Aucune nouvelle dépense de 480 € |
| Somme évitée en doublon | 480 € + 480 € = 960 € | Le coût retenu reste 480 € |
BrocoBatLe repère de BrocoBat : commencez par la référence de facture, puis vérifiez le montant et la livraison. Le nom du fichier est un rangement ; il ne décide pas du nombre d’achats.
Les vérifications utiles
Avant de passer à la suite
Questions fréquentes
Les deux documents ont la même référence mais un total différent : lequel garder ?
Demandez une clarification au fournisseur et identifiez la pièce correcte ainsi que son lien avec la précédente. Conservez les documents reçus et l’explication ; ne transformez pas cette différence en deux achats sans justification.
Une référence dans Mes matériaux prouve-t-elle que la dépense est enregistrée ?
Non. La bibliothèque conserve des données de matériau pour vos prochains chiffrages. Vérifiez séparément les dépenses réelles du chantier dans Achats & coûts avec le compte du dirigeant.
Passer à votre dossier
Retrouvez le chantier concerné, comparez les dépenses existantes et renseignez le coût confirmé une seule fois. Vous pourrez ensuite utiliser la référence fournisseur pour vos prochaines vérifications.
Rattacher la dépense vérifiée au chantier
Pour poursuivre
Sources et vérifications
- Easy Chantier — Suivi de chantier pour artisan · Easy Chantier
Présentation du suivi de chantier partagé.
Consulté le 2026-10-08 - À partir de quand suis-je concerné par la réforme de la facturation électronique ? · DGFiP
La FAQ distingue la réception en 2026 et les échéances d’émission selon la taille, dont septembre 2027 pour PME et micro-entreprises.
Consulté le 2026-10-08 · Publication de la source : 2024-11-15