Paiement sans référence : identifier le document avant de saisir le règlement

Recueillir les repères disponibles

Relevez le montant, la date et l’identité associée au paiement, puis comparez les documents en cours du client. Ne choisissez pas simplement la facture dont le montant paraît le plus proche. Demandez une confirmation si plusieurs pièces ou chantiers peuvent correspondre.

QUALITEL présente le devis comme un document de référence du périmètre convenu, à relire pendant le chantier et lors de sa réception.

Vérifier le document concerné

Distinguez les demandes d’acompte, les factures émises et les soldes restant à encaisser. Le rapprochement dépend du document réel et des échanges avec le client. Conservez la réponse qui permet d’expliquer votre choix, sans transformer une supposition en règlement confirmé.

Saisir et relire le résultat

Dans Easy Chantier Bureau, les règlements sont renseignés manuellement. Après saisie, vérifiez le document, le montant et le reste affiché. L’application ne rapproche pas automatiquement votre banque ; votre contrôle doit conserver le lien entre paiement reçu et pièce concernée.

Exemple : deux dossiers du même client

Cas fictif. L’entreprise attend des règlements sur deux interventions. Un virement sans référence arrive. Le client précise la pièce concernée ; le responsable saisit ensuite le montant sur ce document. La facture de l’autre dossier reste dans son état réel, au lieu d’être clôturée par ressemblance de montant.

La question utile