Plateforme indisponible : conserver une copie sans doubler la facture
Une copie de continuité ne crée pas une seconde facture pour la même opération. Si votre plateforme est momentanément indisponible, identifiez précisément la pièce concernée avant un envoi alternatif nécessaire. Préparez aussi la reprise du circuit avec votre prestataire, sans multiplier les documents pour une seule prestation.
À retenir
- La facture et sa copie se rapportent à une même opération.
- Un PDF ordinaire ne remplace pas le circuit électronique réglementaire.
- La difficulté et la reprise doivent être clarifiées.
1. Identifier la pièce déjà concernée
Une facture de Naël n'est momentanément pas consultable par le client. Naël retrouve son numéro, sa date et son montant. Il distingue cette difficulté d'un besoin de facturer une nouvelle prestation ; il ne change pas le prix pour recréer artificiellement la pièce.
2. Expliquer la copie nécessaire
La copie peut être identifiée dans l'accompagnement avec ses références et son motif d'envoi.
Dans le cas, Naël indique qu'il transmet une copie de la pièce concernée pour permettre sa lecture. Le client peut ainsi la rapprocher de la facture attendue.
3. Reprendre le circuit sans doubler l'opération
Naël vérifie la reprise avec son prestataire et le rapprochement de la pièce. Il ne traite pas la copie et le document électronique comme deux travaux facturés. Il confirme ce qui a réellement été reçu avant d'envoyer de nouveau le même dossier.
Exemple : une pièce inaccessible, une copie lisible
Le cas est fictif et ne crée aucun numéro réel. Le tableau distingue les exemplaires, sans donner une autorisation générale de fonctionner hors circuit réglementaire.
| Élément | Rôle du cas | Traitement à préparer |
|---|---|---|
| Facture initiale | Document de la prestation | Référence de l'opération |
| Copie envoyée | Lecture de continuité | Rattacher à cette référence |
| Circuit repris | Transmission à clarifier | Éviter un second traitement |
La copie n'efface pas l'incident. Elle aide le client à comprendre la pièce concernée pendant que Naël prépare la suite avec le prestataire.
BrocoBatLe conseil de BrokoBot. Dans votre message, nommez la facture et expliquez pourquoi vous envoyez sa copie. Le destinataire pourra la rapprocher sans croire qu'un nouveau travail vient d'être facturé.
Avant la copie de continuité
Vos questions
Dois-je créer un autre montant ?
Le cas porte sur la lecture de la même opération. Un changement de prix ne décrit pas la difficulté de consultation.
Puis-je systématiser les doubles envois ?
Le guide porte sur un incident précis. Vérifiez l'utilité réelle de l'envoi et le circuit repris au lieu de multiplier les exemplaires par habitude.
Retrouver votre document commercial
Retrouvez la facture concernée dans le Bureau Easy Chantier pour préparer une lecture cohérente de l'opération ; gérez séparément l'incident et la reprise avec votre prestataire.
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