Le client a perdu sa facture : lui transmettre la bonne copie

1. Demander un repère suffisant

Demandez le chantier, la période ou le numéro de facture si le client le connaît. Si plusieurs documents existent, précisez aussi s’il recherche la facture initiale, un acompte ou le solde. Une question courte évite de lui envoyer tout son dossier commercial.

Vérifiez la personne et l’adresse auxquelles le document doit être transmis. Un message reçu d’une adresse inconnue appelle une confirmation par votre contact habituel avant d’envoyer une pièce contenant des informations client.

2. Retrouver le document émis

Dans Easy Chantier Bureau, cherchez la facture concernée et ouvrez son détail. Comparez le numéro, le client, la date et le montant avec la demande reçue. Consultez l’original disponible plutôt qu’un ancien fichier de travail conservé sur votre ordinateur.

L’archive de documents peut également vous aider à retrouver les originaux dans votre accès autorisé. Un brouillon modifiable n’est pas la copie d’une facture émise : assurez-vous de choisir la pièce portant les références attendues.

3. Télécharger la même pièce, sans la refaire

Téléchargez le PDF original et relisez sa première page pour vérifier votre sélection. Vous cherchez à fournir une nouvelle copie du même document, avec le même numéro, la même date et les mêmes montants.

Le changement de logo, de coordonnées dans une fiche ou de présentation dans vos préférences ne réécrit pas cet original. Si le client demande aussi une correction de contenu, traitez cette demande séparément après vérification ; elle dépasse la simple retransmission d’un fichier perdu.

4. Transmettre une réponse identifiable

Annoncez le numéro et l’objet de la facture dans votre message. Indiquez qu’il s’agit d’une copie du document déjà émis et joignez l’original téléchargé. Le client pourra le rapprocher de ses autres pièces sans penser qu’un nouveau montant est facturé.

L’envoi depuis Easy Chantier dépend du service disponible et de l’état du document. Si une retransmission n’est pas proposée, utilisez votre canal habituel après vérification du destinataire. Télécharger le PDF ne constitue pas encore l’envoi de cette réponse.

5. Garder le paiement à sa place

Conservez la trace de votre réponse dans votre suivi administratif et reprenez le statut de règlement déjà connu. Une facture peut être perdue alors qu’elle est réglée ; la retransmission ne doit pas déclencher une seconde demande de paiement par erreur.

Si un solde reste à encaisser, vérifiez-le avant d’en parler au client. Évitez de copier dans le message le total d’origine comme somme restant due lorsqu’un paiement partiel ou un avoir a déjà été enregistré.

Les vérifications utiles

Questions fréquentes