Registre du personnel : suivre une entrée, une sortie et l’archive
Un salarié part et son remplaçant arrive quelques jours plus tard. Votre planning change immédiatement, mais le registre doit conserver l’histoire des emplois. Reprenez l’établissement, les dates et les mentions à compléter. Un exemple de remplacement montre comment éviter de réécrire la ligne du salarié parti.
À retenir
- Entrée : ajouter la nouvelle personne.
- Sortie : compléter la ligne concernée.
- Archive : conserver l’historique accessible.
Ouvrir la bonne ligne dans le bon établissement
Le registre s’ouvre dès le premier salarié ; les entrées s’inscrivent par établissement dans l’ordre d’embauche.
Lors d’un remplacement, retrouvez le registre utilisé pour l’établissement concerné. Préparez la nouvelle entrée sans remplacer la personne précédente. Comparez les dates avec les documents d’embauche pour éviter une erreur liée au calendrier de présence sur les différents chantiers.
Compléter la sortie sans effacer l’entrée
Le registre comporte notamment emploi, qualification et dates d’entrée et de sortie.
Pour la personne qui part, vérifiez la ligne existante et le document confirmant la date retenue. Si vous découvrez une incohérence, faites préciser la correction à apporter et son contexte. Le nom du nouveau salarié dans le planning ne fournit pas la date administrative du départ.
Préparer la conservation après le départ
Les mentions du registre se conservent cinq ans après le départ du salarié.
Dans votre organisation documentaire, indiquez où retrouver le registre et qui en assure le suivi. Votre contrôle doit permettre de consulter une ancienne ligne tout en poursuivant les entrées nouvelles. Ne confondez pas ce document avec une liste publique des personnes présentes sur le chantier.
Exemple fictif : départ lundi, arrivée jeudi
L’entreprise de Thomas confirme le départ d’un ouvrier le lundi 12 octobre et l’arrivée de son remplaçant le jeudi 15 octobre, dates fictives. Thomas prépare deux opérations dans le registre au lieu de remplacer le nom sur une seule ligne.
| Personne | Opération préparée | Contrôle |
|---|---|---|
| Salarié parti | Compléter sa sortie | Date confirmée par le dossier |
| Nouveau salarié | Préparer sa propre entrée | Emploi et qualification |
| Historique | Garder les deux lignes | Accès au registre suivi |
Le registre peut retracer les deux emplois alors que le planning affiche seulement l’équipe actuelle. Thomas vérifie les mentions propres à chaque personne avec son interlocuteur employeur. Il ne déduit pas la date de départ du dernier chantier visible.
BrocoBatLe conseil de BrokoBot. Avant de chercher une personne, choisissez le document correspondant à la question : présence cette semaine ou historique d’emploi. Vous éviterez d’utiliser le planning comme un registre.
Le remplacement laisse-t-il un historique clair ?
Vos questions
Le salarié parti doit-il disparaître du registre ?
Conservez les mentions selon le délai applicable après son départ.
La liste de l’équipe suffit-elle ?
Comparez ce que contient cette liste avec les mentions du registre et l’historique attendu. Une liste de présence répond à une autre question.
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