Un virement pour deux factures : répartir le paiement sans perdre le détail

1. Rapprocher le virement et les factures

Relevez le montant reçu, sa date et sa référence, puis ouvrez les factures émises auxquelles le client se réfère. Comparez leurs numéros et leurs soldes actuels. Le total d’origine peut différer du reste à encaisser si un paiement ou un avoir existe déjà.

Si le libellé bancaire ne cite qu’une facture alors que le client en évoque deux, clarifiez ce point avant saisie. La proximité des montants ne suffit pas à décider de l’affectation.

2. Faire confirmer la répartition

Demandez au client quelles factures sont réglées et quel montant concerne chacune. Une réponse mentionnant les numéros et les sommes vous fournit une base compréhensible pour votre suivi. Gardez cette précision avec la référence du virement.

Additionnez les parts confirmées : leur somme doit correspondre au montant reçu que vous répartissez. Si un écart subsiste, demandez son explication plutôt que d’ajouter une petite ligne pour faire disparaître artificiellement le solde.

3. Enregistrer la part de la première facture

Dans le Bureau, ouvrez la première facture et utilisez Enregistrer un règlement si cette action est disponible pour votre accès de dirigeant. Saisissez uniquement la part affectée à cette pièce, avec la date et la référence utile.

Ne renseignez pas le montant global du virement sur cette première facture si une part couvre le second document. Après confirmation, contrôlez le nouveau reste à encaisser et gardez votre calcul visible pendant la seconde saisie.

4. Enregistrer la part de la seconde facture

Ouvrez le second document et renseignez sa propre part. Vous pouvez reprendre la référence du virement en précisant, dans votre suivi, qu’il est réparti entre deux factures. Les deux saisies correspondent à un seul mouvement reçu, partagé selon les montants confirmés.

Vérifiez que la première facture n’a pas reçu une autre saisie pendant votre contrôle. Easy Chantier ne réalise pas un rapprochement bancaire automatique : c’est votre comparaison des mouvements et des documents qui justifie la répartition.

5. Contrôler les deux soldes et le total saisi

Revenez à la liste Règlements et relisez les deux factures. Comparez les parts enregistrées au virement reçu, puis vérifiez séparément le solde de chaque document. Deux factures peuvent avoir des états différents après la même opération.

Soldée désigne le solde du document pris en compte par la liste ; la réception bancaire reste à vérifier dans vos propres pièces. Ne changez pas les totaux des factures pour obtenir le résultat attendu : recherchez une erreur de saisie ou une information manquante.

Les vérifications utiles

Questions fréquentes