Publié le 9 octobre 2026

Archives employeur : ne pas confondre DUERP et délai de contrôle social

Un ancien DUERP et un courrier de cotisations sont rangés dans le même dossier. Leur âge ne permet pas de choisir une durée commune. Pour préparer vos archives employeur, identifiez ce que chaque document prouve et le point de départ à examiner, puis séparez les deux questions.

Easy Chantier

À retenir

DUERP : retrouver les versions datées.
Cotisations : identifier la procédure.
Tri : examiner chaque nature de pièce.

Conserver l’historique de l’évaluation des risques

Les versions successives du DUERP se conservent quarante ans depuis leur élaboration.

Dans votre inventaire, distinguez les versions du document et les notes ayant servi à les préparer. Donnez à chaque version sa date réelle. Une copie téléchargée cette semaine peut contenir une évaluation beaucoup plus ancienne.

Nommer le délai social réellement examiné

Contrôle, recouvrement et remboursement des cotisations ont des délais et départs distincts ; la règle générale de trois ans connaît notamment des exceptions pour fraude ou travail dissimulé.

Sur le courrier reçu, cherchez la procédure, la période et la demande précise. Faites confirmer le délai correspondant par votre interlocuteur. La date d’un contrôle ne vous fournit pas une durée universelle pour tous les documents du personnel.

Construire une liste avant tout tri

Pour chaque pièce, préparez trois colonnes : nature, événement de départ et raison actuelle de conservation. Ajoutez les dossiers encore ouverts. La personne qui vous accompagne pourra examiner des documents définis, au lieu de répondre à une demande globale sur « les anciennes charges ».

Exemple fictif : trois pièces d’un dossier ancien

L’entreprise de Rémi retrouve une version du DUERP élaborée en 2022, un courrier de contrôle et un justificatif de versement. Rémi les inscrit séparément dans son inventaire avant de discuter le tri avec son conseil.

L’inventaire de Rémi — exemple fictif
Document	Information retrouvée	Question distincte
Version DUERP	Date d’élaboration	Historique des évaluations
Courrier social	Procédure et période	Quel délai examiner ?
Versement	Opération correspondante	À quel dossier le relier ?

Rémi peut chercher une réponse propre au courrier sans appliquer cette réponse au DUERP. Il sait aussi où replacer le versement. Son tableau ne déclare aucune pièce supprimable : il prépare une décision documentée selon la nature et le contexte.

BrocoBat

Le conseil de BrokoBot. Ne remplacez pas la date d’une version du DUERP par celle de sa copie. Gardez les deux indications lorsqu’elles sont utiles pour expliquer votre inventaire.

Les questions de conservation sont-elles séparées ?

Les versions portent leur date d’élaboration. La procédure sociale est identifiée. Les dossiers encore ouverts sont signalés.

Vos questions

Le délai de contrôle suffit-il pour jeter le DUERP ?

Non : la conservation du DUERP répond à sa propre règle.

Dois-je attribuer une seule date au dossier employeur ?

Distinguez les documents qu’il contient et les événements qui leur correspondent. Le répertoire sert à ranger ; sa date ne décrit pas chaque pièce.

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