Dépannage urgent : l’insérer parmi les rendez-vous déjà confirmés

Recueillir les informations qui permettent de répondre

Demandez le lieu, le problème décrit, la personne à contacter et les conditions d’accès. Distinguez une demande de dépannage d’une intervention réellement acceptée. Si la situation nécessite un dispositif d’urgence ou une compétence particulière, suivez la procédure adaptée avant de chercher un créneau ; ce guide organise le planning, pas le geste technique.

Préparez un résumé factuel pour la personne qui décide du passage. Une photo transmise peut aider à poser les bonnes questions, mais ne garantit pas un diagnostic ni la durée de l’opération. Gardez les points incertains visibles plutôt que de les transformer en engagement de résultat.

Relire les rendez-vous et les personnes disponibles

Dans Planning de l’équipe, consultez la vue Par intervenant et les affectations de la journée. Regardez les tâches déjà prévues, leurs lieux et les conditions convenues avec les clients. Le planning de l’application travaille par jours et périodes ; les horaires précis se retrouvent dans les notes et les échanges confirmés.

Vérifiez directement la disponibilité de l’intervenant et l’adaptation de son intervention. Easy Chantier ne calcule pas un temps de trajet, une tournée optimale ou une capacité restante. Un trou apparent dans l’affichage ne suffit donc pas à annoncer une heure d’arrivée au nouveau client.

Créer le bon dossier pour la prestation ponctuelle

Si vous retenez la demande, préparez un dossier distinct avec sa nature Prestation ponctuelle et la catégorie adaptée. Le dossier conserve le devis, le suivi et la fin d’intervention comme les autres prestations. Ce choix ne crée pas une récurrence automatique ni un abonnement de dépannage.

Relisez le périmètre et les conditions proposés avant de considérer l’intervention comme confirmée. Le planning de l’équipe concerne un chantier en cours accepté : un simple brouillon ou une demande reçue ne devient pas automatiquement planifiable. Vous pouvez préparer votre réponse pendant que les conditions sont encore à confirmer.

Confirmer les changements avant de les enregistrer

Si un rendez-vous existant doit bouger, contactez le client concerné et convenez de la nouvelle proposition. Ne supposez pas son accord parce que la demande nouvelle est urgente. Dans la conversation client, gardez la date et les conditions finalement confirmées ; les arbitrages internes appartiennent à l’équipe.

Attribuez les tâches à la personne autorisée, puis créez ou modifiez son affectation et sa note. Vérifiez le résultat enregistré dans les deux vues du planning. L’application ne prévient pas automatiquement tous les clients d’un changement : la confirmation directe fait partie de votre organisation.

Garder un retour de passage pour la suite

Après l’intervention, demandez un retour concret sur ce qui a été réalisé et les suites nécessaires. L’intervenant peut déclarer son avancement et transmettre ses heures dans les parcours qui lui sont ouverts. Le dirigeant ou le chef autorisé vérifie ensuite les éléments qui peuvent être partagés au client.

Relisez les rendez-vous suivants si la durée réelle a changé l’organisation. Un relevé d’heures n’ajoute pas automatiquement un coût privé ni une facture. Gardez la distinction entre déplacement prévu, intervention réalisée et document émis, puis préparez les actions suivantes dans le dossier concerné.

BrocoBat

Le conseil de Broco : Quand la durée reste incertaine, convenez d’un prochain point de réponse plutôt que d’une heure fragile. Le client saura quand il reçoit une information, et l’équipe gardera un planning cohérent.

Votre vérification avant le prochain passage

Relisez ces cinq points avec les informations du chantier sous les yeux.

Questions pratiques

Préparer la suite dans Easy Chantier

Ouvrez le planning Easy Chantier et relisez les affectations avant de répondre. Préparez ensuite la prestation ponctuelle et les consignes du passage réellement confirmé.

Vérifier les disponibilités avant de proposer un passage

Pour poursuivre : Chantier inaccessible à l’arrivée : garder la trace et prévenir le client · Un intervenant est absent : transmettre les tâches à son remplaçant · Heures manquantes dans un chantier : rapprocher planning et relevés.